Diagnosi organizzativa
Non le abbiamo scritte a tavolino. Le abbiamo estratte intervistando ogni persona del reparto con un agente AI. Task, strumenti, relazioni e tempi reali. Quello che fanno, non quello che dovrebbero fare.
Il contesto
Vestra Group produce soluzioni per l'automazione industriale destinate al mercato europeo. Il reparto marketing conta 12 persone distribuite su tre aree: brand e comunicazione, digital e CRM, trade marketing e eventi.
L'azienda non aveva mai mappato il funzionamento reale del reparto. Le job description esistenti descrivevano i ruoli come erano stati pensati al momento dell'assunzione. Nel frattempo le responsabilita si erano spostate, le sovrapposizioni erano cresciute e il carico si era distribuito in modo disomogeneo.
Tacita ha intervistato ogni persona con un agente AI conversazionale. Dalle risposte sono emersi i task reali, gli strumenti usati ogni giorno, le relazioni operative e la distribuzione del tempo tra attivita operative, strategiche e relazionali.
Il risultato sono 12 job description costruite dal basso. Non da un template HR, ma da quello che le persone fanno.
Il processo
Quattro fasi, tre settimane. Dalle interviste alla restituzione delle JD operative. Clicca su ogni fase per i dettagli.
Settimane 1–2
Ogni persona ha parlato con un agente AI per 35–50 minuti. L'agente ha esplorato le attivita quotidiane, le collaborazioni, gli strumenti e il carico percepito.
Settimana 2
Da ogni intervista sono stati estratti i task, classificati come operativi, strategici o relazionali e pesati per il tempo dedicato.
Settimana 2–3
Per ogni ruolo sono stati identificati gli strumenti effettivamente usati e le relazioni operative ricorrenti, con frequenza e motivo.
Settimana 3
I dati sono stati assemblati in 12 job description operative: missione, attivita reali, profilo ideale, distribuzione del tempo, strumenti e relazioni.
Il profilo del reparto
La distribuzione media tra le tre tipologie di attivita e il confronto tra le 12 persone del reparto.
Le 12 job description
Guida la strategia di marketing del gruppo, coordina 11 persone tra brand, digital e trade marketing e gestisce il budget complessivo del dipartimento. Riporta alla direzione generale.
Il Marketing Director dedica la parte principale del proprio tempo alla gestione delle relazioni: allineamento con la direzione commerciale, rapporto diretto con tre agenzie esterne, risoluzione dei conflitti di priorita tra le tre anime del reparto. Una quota significativa del tempo e assorbita dalla validazione di contenuti e materiali prima della pubblicazione, attivita che attraversa ogni giornata lavorativa. La componente strategica si concentra nelle prime ore del mattino e nei momenti tra un meeting e l'altro. Compila personalmente il report mensile di performance per la direzione.
Figura con esperienza nella gestione di team marketing strutturati, abituata a operare come punto di sintesi tra le esigenze del business e l'esecuzione creativa. Deve saper gestire la pressione di un flusso continuo di decisioni operative senza perdere la visione d'insieme.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Approvare contenuti e materiali prima della pubblicazione | Operativo | 18% |
| Gestire i rapporti diretti con tre agenzie esterne | Relazionale | 12% |
| Definire le priorita strategiche del trimestre | Strategico | 10% |
| Risolvere conflitti di priorita tra brand, digital e trade | Relazionale | 10% |
| Partecipare ai meeting di allineamento con la direzione commerciale | Relazionale | 10% |
| Condurre i one-to-one settimanali con i riporti diretti | Relazionale | 10% |
| Validare i brief creativi per il team grafico e le agenzie | Operativo | 8% |
| Allocare e monitorare il budget di dipartimento | Strategico | 8% |
| Compilare il report mensile di performance per la direzione | Operativo | 7% |
| Valutare il ROI delle campagne e decidere riallocazioni | Strategico | 7% |
Custodisce l'identita visiva e verbale del brand. Definisce le linee guida, supervisiona la coerenza dei materiali e lavora a stretto contatto con il Content Strategist e il Graphic Designer.
Nella pratica quotidiana, il Brand Manager opera come revisore dei materiali prodotti dal team. Dedica circa il 40% del tempo alla revisione e riscrittura di copy che non rispettano il tone of voice. Co-gestisce il piano editoriale con il Content Strategist. Prepara le presentazioni per la direzione commerciale. Gestisce le richieste ad hoc dalla forza vendita.
Persona con forte sensibilita linguistica e visiva, capace di passare dalla revisione operativa alla riflessione strategica. Deve tollerare un ritmo di lavoro reattivo e saper gestire la sovrapposizione con il Content Strategist.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Revisionare materiali prodotti dal team content e dal designer | Operativo | 22% |
| Co-gestire il piano editoriale con il Content Strategist | Strategico | 15% |
| Coordinarsi con il Graphic Designer sui brief creativi | Relazionale | 12% |
| Riscrivere copy quando non rispettano il tone of voice | Operativo | 10% |
| Gestire le richieste ad hoc dalla forza vendita | Relazionale | 10% |
| Preparare presentazioni per la direzione commerciale | Operativo | 8% |
| Definire le evoluzioni delle brand guidelines | Strategico | 8% |
| Allinearsi con il Marketing Director su decisioni di brand | Relazionale | 8% |
| Analizzare la percezione del brand dai feedback della rete vendita | Strategico | 7% |
Gestisce le campagne digitali su Google Ads, Meta e canali a pagamento. Pianifica, esegue, monitora e ottimizza le attivita di advertising digitale per tutto il gruppo.
Il lavoro quotidiano e dominato dall'operativita sulle piattaforme: caricamento creativita, configurazione campagne, gestione bid e budget giornalieri. L'estrazione manuale dei dati da quattro piattaforme diverse occupa circa il 15% del tempo. Le campagne last-minute interrompono regolarmente la pianificazione. La sincronizzazione quotidiana con il CRM Specialist sulla qualita dei lead e un'attivita ricorrente.
Specialista con competenze tecniche sulle piattaforme pubblicitarie, capace di gestire volumi elevati di operazioni quotidiane mantenendo l'attenzione sulla performance. Serve tolleranza per le interruzioni e capacita di lavorare su cicli brevi.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Caricare creativita e configurare campagne sulle piattaforme | Operativo | 18% |
| Estrarre dati di performance da 4 piattaforme diverse | Operativo | 15% |
| Gestire il budget media giornaliero e i bid | Operativo | 12% |
| Analizzare le performance e proporre ottimizzazioni | Strategico | 12% |
| Sincronizzarsi con il CRM Specialist sulla qualita dei lead | Relazionale | 10% |
| Rispondere alle richieste urgenti di campagne last-minute | Relazionale | 9% |
| Compilare il report settimanale di performance campagne | Operativo | 8% |
| Pianificare il calendario delle campagne digital | Strategico | 8% |
| Coordinarsi con il Social Media Manager sulle campagne paid | Relazionale | 8% |
Definisce la strategia di contenuto e gestisce il piano editoriale per tutti i canali del gruppo. Supervisiona la produzione e misura l'efficacia dei contenuti pubblicati.
In assenza di un copywriter dedicato, il Content Strategist scrive direttamente circa il 60% dei testi pubblicati. Gestisce il CMS e pubblica i contenuti. Adatta i testi per canali diversi. Il piano editoriale viene co-gestito con il Brand Manager. La definizione strategica dei temi avviene mese per mese.
Figura ibrida tra strategist e copywriter, con capacita di produzione rapida e versatilita sui formati. Deve gestire il paradosso di un ruolo che nella descrizione e strategico ma nella pratica e prevalentemente esecutivo.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Scrivere articoli, post e newsletter | Operativo | 30% |
| Definire i temi e le priorita editoriali del mese | Strategico | 12% |
| Coordinarsi con il Graphic Designer per ogni uscita | Relazionale | 12% |
| Gestire il CMS e pubblicare i contenuti | Operativo | 10% |
| Adattare i testi per canali diversi (web, social, email) | Operativo | 10% |
| Co-gestire il piano editoriale con il Brand Manager | Relazionale | 10% |
| Raccogliere input dal Product Marketing per contenuti tecnici | Relazionale | 8% |
| Monitorare le performance dei contenuti pubblicati | Strategico | 5% |
| Formattare e revisionare i contributi dei colleghi | Operativo | 3% |
Gestisce il posizionamento dei prodotti e il go-to-market. Fa da ponte tra R&D, direzione commerciale e il team marketing, traducendo le specifiche tecniche in messaggi di vendita.
Il Product Marketing Manager dedica circa il 48% del tempo ad attivita relazionali, in particolare meeting cross-funzionali con R&D, vendite e direzione. Traduce le specifiche tecniche in messaggi commerciali. Produce i deck per i lanci, spesso con tempi compressi. La raccolta feedback dal mercato per R&D e stata delegata al Market Analyst.
Persona con capacita di traduzione tra linguaggio tecnico e commerciale, abituata a operare in ambienti ad alta interazione. Il ruolo richiede resistenza alla frammentazione del tempo.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Partecipare ai meeting cross-funzionali con R&D e vendite | Relazionale | 18% |
| Produrre i deck e i materiali di vendita per i lanci | Operativo | 15% |
| Tradurre le specifiche tecniche di R&D in messaggi commerciali | Operativo | 12% |
| Gestire le richieste della forza vendita sui materiali | Relazionale | 12% |
| Definire il posizionamento per ogni linea di prodotto | Strategico | 10% |
| Presentare i prodotti ai nuovi clienti con le vendite | Relazionale | 10% |
| Preparare le schede prodotto per il sito e i cataloghi | Operativo | 8% |
| Allinearsi con il Trade Marketing sulle promozioni | Relazionale | 8% |
| Analizzare i feedback dal campo per orientare R&D | Strategico | 7% |
Responsabile della comunicazione istituzionale del gruppo. Gestisce i messaggi ufficiali, supporta la direzione negli interventi pubblici e coordina la comunicazione per eventi e fiere.
La Communication Lead dedica la parte principale del tempo alla redazione di comunicati, note e discorsi per la direzione. Gestisce la sezione news del sito aziendale. Supporta HR nella comunicazione di policy interne. Le relazioni con i media sono sporadiche, data la natura B2B del settore.
Figura con eccellenti capacita di scrittura istituzionale e sensibilita per il tono e il contesto. Il ruolo richiede riservatezza e capacita di gestire contenuti sensibili.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Redigere comunicati, note e discorsi per la direzione | Operativo | 25% |
| Definire i messaggi chiave per le comunicazioni istituzionali | Strategico | 15% |
| Coordinarsi con il CEO per gli interventi pubblici | Relazionale | 12% |
| Gestire la sezione news del sito aziendale | Operativo | 10% |
| Preparare i materiali di comunicazione per le fiere | Operativo | 8% |
| Pianificare il calendario delle uscite istituzionali | Strategico | 8% |
| Supportare HR nella comunicazione di policy interne | Relazionale | 8% |
| Interfacciarsi con i giornalisti di settore | Relazionale | 7% |
| Coordinare la presenza istituzionale con l'Event Coordinator | Relazionale | 7% |
Sviluppa e gestisce le attivita di marketing per i canali distributivi. Organizza le promozioni trade, produce i materiali per il punto vendita e mantiene i rapporti con la rete dei distributori.
Il lavoro quotidiano si concentra sulla logistica delle promozioni e sulla produzione dei materiali. Si coordina quotidianamente con l'Event Coordinator per fiere e eventi, con un confine tra i due ruoli che nella pratica e sfumato. Risponde alle richieste spot dei distributori. L'analisi delle performance per canale e ridotta al minimo.
Persona operativa con capacita organizzative e attenzione alla logistica. Deve gestire un flusso di richieste non pianificabili e saper lavorare in tandem con l'Event Coordinator.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Organizzare la logistica dei materiali promozionali | Operativo | 18% |
| Coordinarsi con l'Event Coordinator per fiere e eventi | Relazionale | 15% |
| Produrre i listini promozionali per la rete vendita | Operativo | 12% |
| Definire il piano promozionale per canale e trimestre | Strategico | 12% |
| Gestire i fornitori di materiali POP | Relazionale | 10% |
| Rispondere alle richieste spot dei distributori | Relazionale | 10% |
| Aggiornare i cataloghi delle promozioni attive | Operativo | 8% |
| Analizzare le performance delle promozioni per canale | Strategico | 8% |
| Allinearsi con Product Marketing sulle promozioni prodotto | Relazionale | 7% |
Gestisce la piattaforma CRM e le attivita di marketing automation. Mantiene la qualita dei dati, configura i flussi automatizzati e supporta le campagne con segmentazione e liste.
Il CRM Specialist dedica la parte prevalente del tempo alla pulizia e manutenzione dei dati: deduplicazione, correzione di campi, importazione di liste contatti. Risolve i problemi tecnici della piattaforma. I flussi di marketing automation attivi sono pochi e basici. L'analisi del comportamento dei lead avviene quando il carico operativo lo permette.
Specialista tecnico con competenze sulla piattaforma CRM e sulla qualita dei dati. Il ruolo richiede pazienza per il lavoro di pulizia e capacita di gestire richieste da piu colleghi contemporaneamente.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Pulire e deduplicare i dati nel CRM | Operativo | 25% |
| Risolvere problemi tecnici della piattaforma | Operativo | 12% |
| Importare liste contatti da eventi, fiere e campagne | Operativo | 10% |
| Inviare le newsletter e le comunicazioni programmate | Operativo | 10% |
| Sincronizzarsi con il Digital Specialist sulla qualita dei lead | Relazionale | 10% |
| Estrarre liste segmentate per le campagne email | Operativo | 8% |
| Configurare e ottimizzare i flussi di marketing automation | Strategico | 8% |
| Analizzare il comportamento dei lead nel funnel | Strategico | 7% |
| Fornire dati al Market Analyst per la segmentazione | Relazionale | 5% |
| Interfacciarsi con IT per integrazioni e problemi tecnici | Relazionale | 5% |
Analizza il mercato, la concorrenza e i trend di settore. Produce report e insight per supportare le decisioni strategiche del reparto e della direzione.
Il Market Analyst estrae dati da fonti esterne, costruisce modelli in Excel e Power BI e prepara il report trimestrale. Il perimetro e piu ampio del previsto: fornisce dati a tutto il reparto. Le richieste ad hoc frammentano il lavoro analitico. Lavora in relativo isolamento rispetto al resto del team.
Figura analitica con competenze quantitative e capacita di sintesi. Deve saper produrre insight azionabili e gestire la frammentazione causata dalle richieste ad hoc.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Estrarre dati da fonti esterne (report di settore, database) | Operativo | 18% |
| Analizzare il posizionamento competitivo per linea di prodotto | Strategico | 15% |
| Preparare il report trimestrale di mercato | Operativo | 12% |
| Identificare trend di mercato e opportunita emergenti | Strategico | 12% |
| Fornire dati su richiesta a tutto il reparto | Relazionale | 12% |
| Costruire e aggiornare i modelli di analisi in Excel e Power BI | Operativo | 10% |
| Interpretare i dati di vendita per orientare le campagne | Strategico | 8% |
| Supportare il Product Marketing con analisi competitive | Relazionale | 8% |
| Presentare i risultati alla direzione | Relazionale | 5% |
Gestisce la presenza aziendale sui canali social. Produce contenuti, pianifica le pubblicazioni, monitora l'engagement e coordina le campagne paid con il Digital Specialist.
Il Social Media Manager produce e pubblica contenuti quotidianamente. Adatta i contenuti corporate per i formati social. Il calendario delle pubblicazioni viene spesso disatteso per rispondere a urgenze. Si coordina quotidianamente con il Graphic Designer per le grafiche.
Persona reattiva e veloce nella produzione di contenuti, con sensibilita visiva e capacita di adattare i messaggi al formato. Deve gestire un ritmo quotidiano e tollerare la frammentazione.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Produrre e pubblicare contenuti social quotidiani | Operativo | 25% |
| Coordinare il Graphic Designer per le grafiche quotidiane | Relazionale | 15% |
| Adattare i contenuti corporate per i formati social | Operativo | 12% |
| Monitorare le menzioni del brand e i commenti | Operativo | 10% |
| Analizzare le metriche di engagement e crescita | Strategico | 10% |
| Gestire il calendario delle pubblicazioni | Operativo | 8% |
| Gestire le campagne social paid con il Digital Specialist | Relazionale | 8% |
| Raccogliere contenuti dai colleghi per i canali | Relazionale | 7% |
| Proporre nuovi formati e sperimentazioni | Strategico | 5% |
Organizza e coordina gli eventi aziendali: fiere di settore, conferenze, eventi clienti. Gestisce la logistica, i fornitori di allestimento e la preparazione dei materiali.
L'Event Coordinator gestisce la logistica completa di ogni evento. E la figura piu interconnessa del reparto: dipende da almeno quattro colleghi per completare ogni progetto. Prepara i kit per la forza vendita. Dopo ogni evento, dedica tempo alla rendicontazione e all'archiviazione.
Persona con forti capacita organizzative e logistiche, abituata a gestire progetti con molte dipendenze esterne. Precisione operativa e capacita di coordinare piu interlocutori.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Gestire la logistica completa di ogni evento | Operativo | 25% |
| Coordinarsi con Trade Marketing, Communication e vendite | Relazionale | 18% |
| Gestire i rapporti con i fornitori di allestimento | Relazionale | 12% |
| Rendicontare costi e risultati post-evento | Operativo | 10% |
| Allinearsi con i colleghi su materiali e messaggi | Relazionale | 9% |
| Preparare i kit per la forza vendita presente agli eventi | Operativo | 8% |
| Pianificare il calendario eventi del semestre | Strategico | 8% |
| Archiviare materiali e documentazione degli eventi | Operativo | 5% |
| Valutare nuove fiere e opportunita di presenza | Strategico | 5% |
Crea i materiali visivi per tutte le attivita del reparto marketing. Progetta grafiche per campagne, social, eventi, presentazioni e materiali di vendita.
Il Graphic Designer riceve richieste da quasi tutti i colleghi del reparto, senza un sistema di priorita strutturato. Il 90% del lavoro e reattivo. Ogni asset richiede in media tre cicli di revisione. Adatta i materiali per formati diversi. I template riutilizzabili non vengono creati per mancanza di tempo.
Designer operativo e veloce, capace di gestire un volume elevato di richieste parallele. Deve saper lavorare con brief spesso incompleti e gestire i cicli di revisione senza perdere qualita.
| Attivita | Tipologia | Tempo |
|---|---|---|
| Produrre grafiche su richiesta per tutto il reparto | Operativo | 35% |
| Adattare materiali per formati diversi (web, stampa, social) | Operativo | 15% |
| Gestire i cicli di revisione (media 3 per asset) | Operativo | 12% |
| Formattare le presentazioni della direzione | Operativo | 8% |
| Ricevere brief dal Content Strategist e dal Brand Manager | Relazionale | 8% |
| Supportare il Social Media Manager con asset quotidiani | Relazionale | 7% |
| Proporre soluzioni visive per nuovi progetti | Strategico | 5% |
| Mantenere la coerenza visiva tra tutti i materiali | Strategico | 5% |
| Preparare i materiali visivi per fiere e eventi | Relazionale | 5% |
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